27 de mayo de 2007

ERP y competitividad

Hubo un tiempo en que era fácil explicar las ventajas estratégicas de adquirir e implantar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos de la Empresa). Integrar toda la información en un único sistema informático o la filosofía del “dato único” era el argumento estrella. Todo el mundo podía entender esto.

Disponer de la posibilidad de compartir la información mediante procesos distribuidos y en tiempo real era también de sentido común. Y si a todo esto unimos la conexión del ERP a la web (B2B, B2C, B2,) junto con la aplicación y puesta en marcha de las mejores prácticas empresariales “llave en mano”, sin desarrollar una línea de código, la ventaja competitiva era clara: al ahorro en costes de evitar “reinventar la rueda” (programación a medida con el riesgo de obsolescencia tecnológica y funcional) se unía la estandarización de procesos empresariales clave (finanzas, cadena de suministros, gestión de relaciones con clientes, cuadros de mando, etc.) que permitía el acople de las empresas a las últimas tendencias en la gestión de los sistemas de información.

Todo eso está bien. Hoy en día por pequeña que sea la empresa disponer de un ERP es una condición necesaria para competir, pero, probablemente no sea una condición suficiente pues, como me preguntaba el gerente de una pyme valenciana, ¿qué ocurre cuando todo el mundo, mi competencia incluida hace lo mismo?, ¿dónde está mi ventaja competitiva como empresa que acaba de implantar un ERP?.

Al contrario de lo que afirmaba al principio la respuesta a esta pregunta no es fácil. Como me gustan los retos vamos a intentar reflexionar honestamente para alcanzar una aproximación a una respuesta, pero antes daremos un rodeo algo heterodoxo por los campos de prisioneros y el combate aéreo.

Decía Edgar Schein, profesor emérito del MIT, haciendo una atrevida metáfora con un campo de prisioneros de guerra, que en una organización hay dos clases de ansiedad: la ansiedad de aprender y la ansiedad de sobrevivir. “En un campo de prisioneros, el 80% de la gente sobrevive siendo pasivo”. El mensaje es claro: “sé pasivo y sobrevivirás”. La “ansiedad de aprender” aparece con el miedo a probar algo nuevo. Es la resistencia al cambio. “Si lo que hacemos ya funciona, ¿por qué tocarlo?”. De acuerdo con esta ansiedad nadie probaría hacer nada nuevo, a no ser que aparezca la segunda forma de ansiedad, la de supervivencia.

La “ansiedad de supervivencia” aparece cuando te das cuenta de que para conseguir algo, debes cambiar. Recuerden la película “La gran evasión”. O también lo que afirma la Programación Neurolinguística (PNL), “si quieres cambiar los resultados, cambia lo que haces”. Lo interesante de la afirmación del profesor Schein es que el aprendizaje organizacional sólo ocurre cuando la “ansiedad de supervivencia” es mayor que la “ansiedad de aprendizaje”. Es decir, una organización empieza a cambiar cuando siente que debe hacerlo para sobrevivir. Aunque, nos recuerda Schein, no es necesario esperar a que “toda” la organización cambie, dado que el cambio se produce frecuentemente porque un pequeño grupo se mueve para cambiar las cosas.

Como en el film mencionado siempre habrá una mayoría que se siente cómoda dejando las cosas como están, pero ante esta pasividad siempre habrá unos pocos que empujan la organización hacia el cambio. Es el “virus de la innovación” para el que parece que muchas organizaciones están vacunadas. Identificar y estimular a los “contaminados” con ese virus es una tarea no delegable de la Dirección. La ventaja competitiva futura de la empresa depende de ello.

Se dice que actualmente vivimos en la “now economy”, en la economía del “ahora”, de lo instantáneo. Que disponemos de la tecnología necesaria para dirigir las empresas en “tiempo real”. Pero, como nos recuerda Alfons Cornella (Infonomia!.com), “que haya tecnologías de la información que permitan una gestión en tiempo real es una cosa, y otra muy distinta es que sepamos gestionar en tiempo real”.

Una metáfora para entender la problemática de la relación entre decisores humanos y sistemas de información en tiempo real es la dinámica decisional de los pilotos de combate.

El coronel John Boyd, piloto de combate, veterano de la guerra de Corea y co-diseñador del caza F-16, reflexionó sobre la importancia de los sistemas de información en tiempo real llegando a la conclusión de que la clave de la victoria era actuar más rápidamente, tanto mental (información) como físicamente (logística), que el oponente (competencia). John Boyd llamó a este concepto el ciclo OODA (Observar-Orientar-Decidir-Actuar). Boyd opinaba que la victoria recaía siempre del lado del que podía obtener la mayor información de conjunto (Observar), pensar con más creatividad a partir de esa información (Orientar) y Decidir y Actuar rápidamente sobre tal comprensión.

Siguiendo a Boyd: “Para ganar, debemos mantener un compás o ritmo más rápido que el de nuestros adversarios, o mejor aún, colocarnos dentro del circulo o ciclo de tiempo de Observación-Orientación-Decisión-Acción del adversario”.

La conclusión es clara: el resultado de un combate entre aviones de similar tecnología similares lo decide el piloto que antes puede abarcar la situación, ver las oportunidades en el momento y luego decidir y actuar antes que el enemigo. Al adelantarse a los movimientos del adversario, el ganador desconcierta al perdedor, obligándole a un ciclo OODA reactivo. Cuando las fuerzas aéreas norteamericanas se dieron cuenta de este hecho, se pusieron a proyectar aviones como el versátil F-16 y a entrenar a los pilotos para que tradujesen los datos sensoriales en decisiones con la mayor rapidez posible.

Indudablemente la economía real se mueve cada vez a mayor velocidad. La competencia se ha convertido en algo más parecido a un combate aéreo que a una partida de ajedrez, de ahí lo pertinente de la metáfora del combate aéreo.

Tras este rodeo estamos en mejores condiciones para responder al reto planteado inicialmente, cuando mis competidores también tienen un ERP, ¿dónde está mi ventaja competitiva?. Siguiendo a Schein y Boyd podríamos afirmar que la ventaja competitiva está por un lado en estimular la innovación, en romper la inercia organizacional (Schein) y en gestionar con mayor rapidez que la competencia el ciclo OODA (Boyd). La literatura estratégica convencional se apoya demasiado en nociones estáticas y posicionales (Porter). Nuestra propuesta de ventaja competitiva se traslada a una orientación hacia la planificación flexible, las operaciones ágiles y el tiempo real. Un campo en el que los ERP tienen mucho que decir.

Para llevar a la práctica esta reflexión, propongo algunas preguntas que debería hacerse la Dirección de una empresa con un ERP implantado: ¿cómo puedo estimular la innovación en la empresa?, ¿cómo identifico a los innovadores?, ¿cómo puede adquirir mi empresa capacidad para operar con mayor rapidez?, ¿dónde se ralentiza mi empresa por mi actual forma de pensar?, ¿cómo actúa mi competencia en el ciclo OODA?, ¿cómo puede mi ERP ayudarme a acelerar el ciclo OODA?.

A modo de ejemplo práctico, esta reflexión puede tener su impacto en el modo de enfocar los llamados “cuadros de mando” como síntesis suprema de la información del ERP. Como nos recuerda Mario López (Nodos), en muchas ocasiones se pierde un tiempo precioso en diseñar o calcular indicadores intuitivos o caprichosos, de poca utilidad desde el punto de vista de la evaluación del potencial competitivo de la empresa respecto a la competencia o estratégicamente relevantes, en definitiva, que no miden lo que la empresa necesita sino lo que el ERP es capaz de mostrar o, cuando aún mostrando indicadores relevantes no se provee de metodología adicional para corregir las desviaciones, es decir, “qué cambiar”, “cómo cambiar” y “a quién cambiar” para mejorar la competitividad de la empresa.

Por otro lado, si queremos acelerar el ciclo OODA en la empresa hemos de proveernos de un “cuadro de mando” que sintetice al máximo la situación, evitando la hiperinflación de indicadores que nos conduzcan a la parálisis por el análisis, y ante cualquier duda al respecto sobre la cantidad, calidad y métrica de los indicadores a calcular y mostrar, pongámonos por un momento en la piel del piloto de combate observando su panel de control mientras intenta esquivar a sus adversarios a la vez que maniobra para colocarse rápidamente en una posición más favorable. ¿Quién ha dicho que sea fácil?.

Para saber más: Infonomia y Nodos en la red

Página Web de Edgar Schein

John Boyd en Wikipedia

Ciclo OODA en Wikipedia

2 comentarios:

Ricardo Muñoz dijo...

Hola José, te escribí por Linkedin.
ERP, ventaja competitiva, innovación, PNL, ansiedad de supervivencia vs sobrevivir... José, todo esto me suena... Muy buen artículo. Va muy en línea con el que he escrito. Espero tener una dirección de correo para enviártelo.

Saludos

Ricardo Muñoz dijo...

Una reflexión más: es un gran momento para la difusión de la innovación porque como bien comentas, vivimos un momento de ansiedad de supervivencia. Es importante señalar el camino y apelar a la responsabilidad.